 |
Click right mousebutton and 'Translate'
or read the
Quick start guide to start right away. |
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2. Artikelen en verpakkingen
2.1 Artikelen
2.2 Verpakkingen bij een artikel
2.3 Verpakkingshiërarchieën
3. Statussen van verpakkingen
4. G-Standaard productieschema en sluitingsperiodes
5. In- en uitloggen
6. De schermen van het invoerloket
6.1 Het artikeloverzicht
6.2 Het artikeldetailscherm
6.3 Het Up-/Downloadscherm
6.4 Het tabblad met meldingen
7. Artikelen en verpakkingen handmatig beheren
7.1 Het opvoeren van een nieuw artikel
7.2 Het wijzigen van een bestaand artikel
7.3 Een artikel of een verpakking laten vervallen/uit de handel halen
8. Artikelen en verpakkingen beheren via de Up-/Download
8.1 Controle decimaalteken, cijfergroepering en lijstscheiding
8.2 Artikelen wijzigen/opvoeren via de Up-/Download
8.3 Verpakkingen wijzigen/opvoeren via de up/download
Bijlage: E-mails vanuit het G-Standaard invoerloket
In deze handleiding wordt uitleg gegeven over de werking van het
G-Standaard invoerloket. Door via het G-Standaard invoerloket nieuwe
artikelen op te voeren of bestaande te wijzigen wordt uw actuele
assortiment in de G Standaard opgenomen. Vervolgens zorgt de
maandelijkse G-Standaard productiecyclus ervoor dat de bijgewerkte
artikelinformatie via de softwarehuizen in alle voorschrijf-, aflever-
en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt terecht komt.
Indien u direct wilt beginnen zonder deze (uitgebreide) handleiding
door te nemen dan kunt u de Verkorte
handleiding G-Standaard invoerloket raadplegen (opent in nieuw
tabblad).
Eerst oefenen met het G-Standaard invoerloket? Ga naar via demoinvoer.g-standaard.nl,
log in met demo en wachtwoord demo.
Om met het G-Standaard invoerloket te kunnen werken is het belangrijk
het onderscheid te kennen tussen artikelen en verpakkingen.
Al uw artikelen hebben in het G-Standaard invoerloket (en dus ook in de
G-Standaard) een uniek, door Z-Index toegekend ZI-nummer. Via het
ZI-nummer kunnen voorschrijf-, aflever- en bestelsystemen onder andere
medicatiebewaking, declaratie gegevens en een beperkte set logistieke
informatie raadplegen in de G-Standaard.
In het G-Standaard invoerloket vormt het artikeloverzicht het
startscherm voor alle handelingen. Door op een omschrijving van een
artikel te klikken verschijnt het artikeldetailscherm. Dit scherm is
onderverdeelt in vijf blokken:
- Algemeen.
- Coderingen.
- Prijzen.
- Registratie.
- Verpakkingen.
Alle mogelijke handelingen worden verderop uitgebreid besproken.
In het artikeldetailscherm bij het blok verpakkingen worden de
deelverpakkingsgegevens weergegeven. Deze beschrijven wat er in de
verpakking zit. Feitelijk beschrijft een artikel dus ook al een
verpakking. Enkele voorbeelden van verpakkingskenmerken:
- 1 verpakking van 25 ml.
- 5 strip van 10 stuk.
- 1 flacon van 2.5 ml.
- 1 verpakking van 1 stuk.
Al deze deelverpakkingen zitten in een afzonderlijke verpakking. Een
artikel
staat dus al voor een verpakking. We noemen dit de consumentenverpakking (met een
directe link naar de artikelgegevens). Er kunnen er verschillende
verschijningsvormen van die consumentenverpakking die het artikel
beschrijft voorkomen. Twee voorbeelden:
- consumentenverpakking met een vernieuwd logo.
- consumentenverpakking met het oude logo.
Beide verpakkingen (met oude en nieuwe logo) zijn tijdelijk tegelijk in
de markt aanwezig, de verpakking met het oude logo heeft een einddatum.
Om onderscheid te maken kunnen er bij een artikel twee unieke
consumentenverpakkingen worden opgevoerd, met het oude en nieuwe logo.
Ander voorbeeld, bij parallelimport kan er bij een artikel twee uniek
te onderscheiden consumentenverpakkingen worden opgevoerd:
- consumentenverpakking uit land x.
- consumentenverpakking uit land y.
Steeds is de verschijningsvorm
van deze consumentenverpakkingen uit de voorbeelden iets anders, maar
wat erin zit is precies hetzelfde.
Elk van deze verpakkingen moeten in de praktijk scanbaar zijn en
daardoor uniek te identificeren. Dat wordt
gedaan aan de hand van een unieke GTIN (het Global Trade Item Number).
De GTIN
staat ook op de verpakking versleuteld in het
barcodesymbool, bijvoorbeeld in de streepjescode of in de 2d
datamatrix.
Maar hij moet ook gewoon leesbaar zijn op de verpakking. Via het
G-Standaard invoerloket
kunt u zelf één of meerdere consumentenverpakkingen
opvoeren, elk met
hun eigen unieke GTIN. Deze komen dan te staan in de tabel onder de
deelverpakkingskenmerken. Dit is een belangrijke stap om uw verpakking
scanbaar te maken in de praktijk.
In een consumentenverpakking kunnen ampullen zitten met daarop een
eigen, unieke GTIN, anders dus dan die van de consumentenverpakking
waar ze in zitten. Of er zitten strips in waarvan de losse cel ook een
eigen unieke GTIN heeft (alle cellen op de strip hebben wel dezelfde
GTIN uiteraard). Dit wordt de kleinste
aflevereenheid genoemd, die dus altijd in een
consumentenverpakking zit. In het ziekenhuis wordt aan het bed van de
patiënt bij toediening de kleinste aflevereenheid (dus de GTIN op
de
ampul bijvoorbeeld) gescand en in het patientendossier vastgelegd. De
vraag vanuit de ziekenhuizen naar GTIN's op kleinste aflevereenheden is
groot.
Als laatste variatie kunt u ook nog een omdoos opvoeren, die bijvoorbeeld 25
consumentenverpakkingen verpakt. Of meerdere omdozen met verschillende
inhoud. Samenvattend kunt u dus de volgende soorten verpakkingen
opvoeren:
 
|
Kleinste aflevereenheid
Bijvoorbeeld een blister of een ampul voorzien van een eigen unieke
GTIN. Vooral voor bedsidescanning en toedieningsregistratie in
ziekenhuizen is er grote vraag naar kleinste aflevereenheden met een
eigen GTIN. De kleinste aflevereenheid heeft geen directe koppeling met
het ZI-nummer. Medicatiebewaking verloopt via de gekoppelde
consumentenverpakking en declaratie-informatie is niet van toepassing.
|
|
Consumentenverpakking
De verpakking met een eigen GTIN, geschikt voor aflevering. Deze
verpakking heeft wel een directe koppeling met het ZI-nummer, de
deelverpakkingskenmerken beschrijven immers wat in de
consumentenverpakking zit. Medicatiebewaking en declaratie-informatie
is op die manier via de G-Standaard te raadplegen.
|
|
Omdoos
In een omdoos worden een aantal consumentenverpakkingen verpakt. De
omdoos heeft een eigen GTIN om in de logistieke processen te kunnen
scannen. De omdoos heeft in de regel geen directe koppeling met het
ZI-nummer. Medicatiebewaking en declaratie-informatie zijn niet van
toepassing. Is de omdoos te declareren, dan krijgt deze wel een eigen
ZI-nummer.
|
U kunt bij een artikel op verschillende manieren de drie soorten
verpakkingen aan elkaar koppelen, zo ontstaat de zogenaamde
verpakkingshiërarchie waarbij de ene verpakking de andere
verpakking
verpakt:
U kunt per artikel één of meerdere kleinste
aflevereenheden,
consumentenverpakkingen of omdozen opvoeren via het G-Standaard
invoerloket. Hierbij gelden de volgende regels:
- Per verpakkingshiëarchie minimaal één en
maximaal 3 lagen.
- Een kleinste aflevereenheid moet verpakt worden door een
consumentenverpakking, anders zal deze niet uitgeleverd worden via de
G-Standaard.
- Het aantal kleinste aflevereenheden, consumentenverpakkingen en
omdozen op laag 1, 2 en 3 is variabel.
Voert u geen verpakkingen op, dan is uw artikel (en dus ook verpakking
die dit artikel verpakt) niet te scannen.
Bij het opvoeren van uw verpakkingshiërarchie zijn een aantal
afwijkende variaties mogelijk. Deze worden hierna besproken:
In dit voorbeeld heeft de kleinste aflevereenheid, dus de afzonderlijke
cel op de strip, een eigen, unieke GTIN (alle cellen op de strip hebben
wel dezelfde GTIN). Er zitten 2 strips in een consumentenverpakking van
20 stuks en 3 strips in een consumentenverpakking van 30 stuks. Beide
consumentenverpakkingen hebben een eigen, unieke GTIN maar ook een
eigen, uniek ZI-nummer omdat de inhoud van de verpakkingen afwijkt, zie
de verschillende deelverpakkingsgegevens in de afbeelding. Beide
consumentenverpakkingen moeten wel onder dezelfde handelsproductcode
(HPK) vallen, hierop controleert het G-Standaard invoerloket.
In dit voorbeeld zijn er twee soorten ampullen, van glas en van
plastic. De leverancier heeft ervoor gekozen beide ampullen van een
unieke GTIN te voorzien en ook de Consumentenverpakkingen waar de
ampullen inzitten hebben elk een eigen unieke GTIN. Omdat wat verpakt
wordt steeds hetzelfde is hebben beide Consumentenverpakkingen een
directe link met hetzelfde ZI-nummer.
In dit voorbeeld heeft een omdoos een eigen, unieke ZI-nummer. Dit kan
voorkomen bij bijvoorbeeld incontinentiemateriaal waarbij de omdozen
gedeclareerd kunnen worden en dus een eigen ZI-nummer hiervoor moeten
hebben.
Alle artikelen hebben in het G-Standaard invoerloket een status waarmee
inzichtelijk is in welke fase tussen nieuwe opvoer tot publicatie in de
G-Standaard het artikel zich bevindt. Afhankelijk van de status kunt u
wel of geen wijzigingen aanbrengen. De volgende statussen kunnen
voorkomen:
4. G-Standaard productieschema en
sluitingsperiodes
terug naar
inhoudsopgave
In de inleiding heeft u kunnen lezen dat de G-Standaard maandelijks
naar afnemers wordt gedistribueerd en zo via afnemers van de
G-Standaard, alle voorschrijf-, aflever- en bestelsystemen in de
Nederlandse zorgmarkt van informatie voorziet. Om de processen in goede
banen te leiden wordt hierbij het G-Standaard
Productieschema gehanteerd. In de toelichting van het schema ziet u
dat er twee sluitingsperiodes zijn: sluiting voor nieuwe producten
(kolom 3) en sluiting voor goedkeuren mutaties (kolom 5).
- Tijdens de sluiting nieuwe producten (kolom 3) kunt u geen nieuwe
artikelen meer aanmelden voor de eerstvolgende G-Standaard productie
(wel voor latere).
- Tijdens de sluiting goedkeuren mutaties (kolom 5) is de knop
‘Indienen’ onder het artikeloverzicht uitgeschakeld. U zult moeten
wachten tot de volgende openstelling (kolom 2).
|
Bent u te laat met uw
nieuwe opvoer of wijziging en is de desbetreffende sluitingsperiode
aangebroken dan is er geen mogelijkheid meer om aanmeldingen en/of
wijzigingen door te voeren. Lees het productieschema daarom goed! Wacht
niet tot de laatste dag, u kunt al nieuwe artikelen opvoeren en
wijzigingen aanbrengen in bestaande artikelen vanaf het tijdstip
vermeld in kolom 2 van het productieschema. |
Mocht er na nieuwe opvoer correcties van u nodig zijn, dan krijgt het
artikel de status ‘Nieuw afgekeurd’ en ontvangt u van de afdeling VDB
een e-mail hierover. Het nieuwe artikel zal niet in de G-Standaard
worden opgenomen voordat u de correctie heeft aangebracht en opnieuw op
de knop ‘Indienen’ heeft geklikt.
Zoals vermeld in de overeenkomst bent u verantwoordelijk voor het
juist, volledig en tijdig aanleveren van gegevens.
Z-Index spant zich in om per
G-Standaard 20 ingediende nieuwe artikelen te verwerken. Als u meer dan
20 nieuwe artikelen wilt indienen voor een G-Standaard van een bepaalde
maand, neem dan contact op met de afdeling Voorlichting &
Databeheer (VDB) via het telefoonnummer 070-3737437. Afhankelijk van de
beschikbare capaciteit, de werkvoorraad en de productgroep(en) waarin
de nieuwe artikelen vallen, zullen wij nadere afspraken met u maken.
Ingediende nieuwe artikelen die niet zijn verwerkt voor een G-Standaard
van een bepaalde maand worden automatisch doorgeschoven.
- Ga naar www.z-index.nl en klik rechts bovenin op 'Inloggen'.
- Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Let op hoofd- en kleine
letters.
- De 'Mijn Z-Index' pagina verschijnt. Klik op de link van het
G-Standaard invoerloket.
- Uw artikeloverzicht verschijnt in beeld.
Om uit te loggen klikt u op eerst op het Z-Index logo en daarna op uw
bedrijfsnaam rechts bovenin en als laatste op 'Uitloggen'.
Het G-Standaard invoerloket bestaat uit 3 schermen:
- Het tabblad Artikelen: toont het artikeloverzicht met uw
artikelen en per artikel het artikeldetailscherm.
- Het tabblad Up-/Download: geeft toegang tot de
up-/downloadfunctionalteit.
- Het tabblad Meldingen: toont uw contactgegevens en een aantal
relevante meldingen.
Alle schermen worden hierna afzonderlijk besproken. Het onderhouden van
uw assortiment wordt uitgelegd in hoofdstuk 7 en 8.
Zodra u bent ingelogd op het G-Standaard invoerloket verschijnt het
artikeloverzicht met uw artikelen:
Van links naar rechts en van boven naar beneden wordt de
functionaliteit van dit scherm besproken.
Z-Index logo
|
Door te klikken op het
Z-Index logo verlaat u het
G-Standaard invoerloket maar blijft wel ingelogd.
|
Tabbladen op oranje menubalk
|
Klik in de oranje
menubalk op het tabblad 'Artikelen' voor het artikeloverzicht,
'Up-/Download' voor het scherm met de up-/download functionaliteit of
'Meldingen' om het tabblad met meldingen te bekijken.
|
Selectie-icoon
|
Alle regels in het
artikeloverzicht worden geselecteerd (krijgen een donkergrijze
achtergrond). Klik nog eens om de selectie op te heffen. Handig om
meerdere artikelen tegelijk in te dienen bij Z-Index of te verwijderen.
|
Aantal regels
|
Selecteer hoeveel
regels er getoond moeten worden. Moeten veel artikelen tegelijk
ingediend worden, zet dan eerst het aantal regels op 500 om er zoveel
mogelijk tegelijk in beelt te krijgen.
|
Selectie zoekveld
|
Hier selecteert u
waarop u wilt zoeken in het artikeloverzicht. Standaard staat
'Omschrijving' geselecteerd maar zoeken op ZI-nummer, Verpakking (GTIN)
of Artikelcodering fabrikant is ook mogelijk.
|
Zoekveld
|
Klik in het
zoekveld, begin te typen en het artikeloverzicht wordt direct op uw
zoekterm gefilterd. Type uiteraard iets wat u in het zoekveld heeft
geselecteerd.
|
Actief/vervallen
filter
|
Selecteer of u
actieve artikelen in het overzicht wilt zien, vervallen of beide.
|
Status-filter
|
Hier geeft u op dat u alleen
artikelen met een bepaalde status in het overzicht wilt zien. Handig om
b.v. te kijken of er nog artikelen met de status 'Gewijzigd' zijn die
nog ingediend moeten worden. Of idem voor artikelen met de status
'Concept'.
|
Verversen met filters
|
Heeft u al een of meer filters
ingesteld en wilt u het artikeloverzicht verversen met behoud van deze
filters, klik dan op het icoon met de twee gebogen pijltjes.
|
Verversen zonder filters
|
Wilt u het artikeloverzicht
verversen en gelijk alle filters wissen, klik dan op het tandwieltje.
|
Melding 'Er zijn gewijzigde...'
|
Indien
van toepassing verschijnt een melding dat gewijzigde/nieuwe
artikelen nog ingediend moeten worden bij Z-Index. Op het tabblad
'Meldingen' in het derde blok van boven ziet u een overzicht van deze
artikelen. |
Melding 'Z-Index spant
zich in...' |
Deze melding staat vast boven
het artikeloverzicht. U ziet een toelichting hierop op het tabblad
'Meldingen' in het tweede blok van boven.
|
Sorteren op de kolommen
|
Behalve op de kolommen 'Inhoud',
'Inkoopprijs excl. BTW', 'In G-Standaard' en 'Verpakkingen' kunt u de overige kolommen
sorteren van A naar Z of laag naar hoog of andersom door op de kolomkop
te klikken.
|
| oranje artikelnaam
|
Klikt u op een oranje
artikelnaam, dan verschijnt het artikeldetailscherm van dit artikel. U
kunt altijd weer terugkeren naar het overzicht door in de oranje
menubalk op 'Artikelen' te klikken.
|
Klikken op regel (niet op
oranje artikelnaam!)
|
Klikt u op een regel van een
artikel (niet op de oranje artikelnaam, dan wordt het
artikeldetailscherm geopend!), dan krijgt de hele regel een
donkergrijze achtergrond en staat deze geselecteerd om b.v. te worden
ingediend of verwijderd. U kunt meerdere regels tegelijk selecteren.
|
Actie mislukt
|
Heeft u een artikel ingediend en
is dit mislukt, dan verschijnt rechts bovenin een melding hierover en
op de regel van het artikel verschijnt in de tweede kolom een
waarschuwingsicoon. Open het artikeldetailscherm en klik op de knop
'Controleren' om de foutmelding te bekijken.
|
knop 'Toevoegen'
|
Opent het artikeldetailscherm
van een nieuw artikel. Dit scherm wordt later toegelicht.
|
Knop 'Indienen'
|
Een gewijzigd of nieuw artikel
moet altijd worden ingediend bij Z-Index, anders wordt het niet
meegenomen in de maandelijkse uitlevering van de G-Standaard. Selecteer
één of meerdere artikelen en klik op de knop 'Indienen'
om dat te doen.
|
knop 'Verwijderen'
|
Alleen artikelen met de status
'Concept' of 'Nieuw afgekeurd' mogen verwijderd worden. Selecteer
één
of meerdere artikelen en klik op de knop 'Verwijderen' om dat te doen. |
Bladeren
|
M.b.v. de bladerknoppen kunt u
naar het eerste, vorige, een bepaalde pagina, volgende, laatste pagina
van het artikeloverzicht gaan.
|
knop 'Help'
|
Door op de knop 'Help' te
klikken opent een venster met alle beschikbare helpfunctionaliteit.
Klik op de knop 'Sluiten' om dit scherm weer te sluiten.
|
Klikt u in het artikeloverzicht op een oranje artikelnaam of op de
knop 'Toevoegen' dan verschijnt het artikeldetailscherm met gevulde of
bij een nieuw artikel lege velden van dat artikel.
Bovenin dit scherm ziet u het (al dan niet) definitieve ZI-nummer,
de omschrijving en de status. Afhankelijk van de status zijn velden
wel/niet aan te passen, zie statussen van
verpakkingen.
Daaronder ziet u 8 blokken gegroepeerde velden of informatie
over/van dit artikel:
- 'Algemeen'.
- 'Coderingen'.
- 'Prijzen'.
- 'Registratie'.
- 'Verpakkingen'.
- 'Gekoppelde documenten'.
- 'Historie'.
- 'Historie van verpakkingen'.
U kunt achter elk veld op 
klikken om uitleg over dat veld te krijgen.
Blok 'Verpakkingen'
In het blok verpakkingen ziet u de tabel met verpakkingen die u eerder
heeft toegevoegd, of de tabel is nog leeg. Met deze knoppen kunt u
verpakkingen toevoegen:
Dit wordt later uitgelegd bij de opvoer van verpakkingen. Klikt u op
op de oranje GTIN van een bestaande verpakking of één van
deze knoppen,
dan verschijnt het verpakkingsdetailscherm:
Ook hier ziet u een aantal blokken met velden over de verpakking,
een oranje vraagteken om uitleg over de velden te krijgen en een
viertal knoppen die voor zich spreken. Klik op 'Annuleren' om dit
scherm weer te sluiten.
Blok 'Gekoppelde documenten'
Bij nieuwe artikelen kunt u in dit blok informatie toevoegen die
duidelijker maken om wat voor soort nieuw artikel het gaat. Hoe meer
informatie hierover u opvoert, hoe voorspoediger de afhandeling door
Z-Index zal gaan. Wilt u een document toevoegen, klik dan op de knop
'Document koppelen'. Een koppeling wijzigingen doet u door op het
koppel-icoon achter aan de regel te klikken. Een klik op het
prullenbakje verwijdert het document. Gekoppelde documenten worden
niet bekend gemaakt aan afnemers van de G-Standaard maar blijven
bij Z-Index.
Blokken 'Historie' en 'Historie verpakkingen'
In het blok 'Historie' worden automatisch alle aangebrachte wijzigingen
opgeslagen. U kunt zien wie waneer welke wijziging heeft aangebracht.
Het blok 'Historie verpakkingen' toont wanneer verpakkingen zijn
opgevoerd of verwijderd. De historie van een verpakking zelf ziet u in
het verpakkingendetailscherm. De historie van artikelen en verpakkingen
gaat terug tot 23-12-2016. Bij
oudere artikelen en verpakkingen ziet u: 23-12-2016 artikel/verpakking
opgevoerd door Z-Index. Door de conversie van deze artikelen is de
oorspronkelijke opvoerdatum verloren gegaan
Helemaal onderaan het artikeldetailscherm ziet u nog de knoppen
'Opslaan', 'Controleren' en 'Help'.
Klikt u in de oranje menubalk op het tabblad 'Up-/Download' dan
verschijnt onderstaand scherm:
Dit scherm bestaat uit drie blokken.
Blok 'Contact voor Upload-rapportages'
Dit blok toont naar wie de resultaten van een upload gemaild worden.
Blok 'Upload: versturen van bestand met nieuwe/gewijzigde
artikelen of verpakkingen'
Heeft u een bestand gemaakt met mutaties in uw assortiment dan kunt u
dit bestand m.b.v. deze knop uploaden.
Blok 'Download: overhalen van bestand met artikelen of
verpakkingen'
In dit blok ziet u twee knoppen, de ene om een csv-bestand met al uw
actieve artikelen te downloaden, de andere idem voor uw verpakkingen.
|
De werking
van de up-downloadfunctionaliteit wordt uitgebreid beschreven in
hoofdstuk 8. |
Klikt u in de oranje menubalk op het tabblad 'Meldingen' dan
verschijnt onderstaand scherm:
Dit scherm bestaat uit twee of drie blokken.
Blok 'Contactgegevens'
Hier ziet u uw contactgegevens zoals ze bij Z-Index bekend zijn. Zijn
hierin wijzigingen nodig, klik dan op de mail-link om een e-mail
hierover naar Z-Index te versturen.
Blok '20 nieuwe artikelen per G-Standaard'
Met meer dan 115.000 artikelen van ruim 700 productverantwoordelijken
in de G-Standaard kan Z-Index maar een beperkte inspanning per
productverwantwoordelijke leveren. In dit blok wordt dit verder
toegelicht.
Blok 'Overzicht gewijzigde en/of concept-artikelen die niet zijn
ingediend'
Dit blok verschijnt alleen als er nieuwe of gewijzigde artikelen zijn
die nog niet zijn ingediend bij Z-Index. Als deze artikelen niet worden
ingediend bij Z-Index worden ze niet opgenomen in de G-Standaard. Als u
op de help-knop klikt krijgt u meer uitleg.
In dit hoofdstuk wordt uitlegd hoe u handmatig een nieuw artikel
kunt opvoeren of een bestaand artikel wijzigen. Wilt u meerdere
artikelen (bijvoorbeeld meer dan 10) tegelijk opvoeren of wijzigen, dan
kunt u de up-download functionaliteit gebruiken zoals beschreven in
hoofdstuk 8.
Volg onderstaande stappen om een nieuw artikel met bijbehorende
verpakkingen op
te voeren.
Artikel opvoeren
- Wordt het artikeloverzicht nog niet getoond, klik dan in
de oranje menubalk op ‘Artikelen’.
- Klik op de knop ‘Toevoegen’ links onderaan het scherm. Het nog
lege artikeldetailscherm verschijnt.
- Klik op 'Uitleg' achter het ZI-nummer: een ZI-nummer is pas
definitief toegekend nadat u hierover e-mail van Z-Index heeft
ontvangen. Een nieuw ingediend artikel kan dus afgekeurd worden, houd
hier rekening mee met bijvoorbeeld artwork. Klik op 'Sluiten'.
- Klik voordat u een veld invult op het oranje vraagteken achter de
naam. Zo krijgt u voor elk veld uitleg.
- Vul na alle helpteksten gelezen te hebben de velden in met hun
juiste waarde. Velden met een * zijn verplicht.
|
Datum verhandelbaar
Het veld Verhandelbaar vanaf vergt een toelichting. Stel, u gaat in
oktober 10 nieuwe artikelen op de markt gaat brengen. U kunt dan
bijvoorbeeld in januari die 10 artikelen al opvoeren en de datum
verhandelbaar vanaf alvast invullen met oktober. U dient de nieuwe
artikelen in bij Z-Index, Z-Index voert de controle en verrijking uit,
u krijgt een mail met de uitslag hierover en de artikelen staan
helemaal klaar. De status is nu Nieuw ingediend, in de kolom
G-Standaard ziet u oktober van dat jaar staan. Als later in het jaar de
G-Standaard productie voor oktober de eerstvolgende productie is krijgt
u een herinneringsmail, de 10 nieuwe artikelen in januari opgevoerd
zullen nu voor het eerst in de G-Standaard worden opgenomen. Wilt u
dat? Zo ja, kloppen bijvoorbeeld de prijsgegevens nog? U kunt nog een
aantal velden aanpassen en het artikel opnieuw indienen. U kunt
eventueel de opname in de G-Standaard uitstellen door de datum
verhandelbaar één of meerdere maanden in de toekomst te
verplaatsen.
Kortom, door bij nieuwe artikelen de datum verhandelbaar niet op de
eerstvolgende G-Standaard productie te laten staan maar een toekomstige
datum te geven kunt u nieuwe artikelen al helemaal klaarzetten maar
uitlevering via de G-Standaard nog tegenhouden. U bepaalt dit moment
vervolgens. En voor dit moment ontvangt u een herinneringsmail. Gebruik
het veld Datum verhandelbaar met zorg! Vul alleen een toekomstige Datum
verhandelbaar in als u zeker weet dat de introductie dan zal
plaatsvinden. De verantwoordelijkheid voor marktintroducties via de
G-Standaard ligt bij u.
|
Eén of meer verpakkingen
toevoegen
Volg onderstaande stappen om uw verpakking scanbaar te maken
in de praktijk. |
 |
- De tabel met verpakkingen in het blok 'Verpakkingen' is nog
leeg. Dit ziet u ook aan de oranje melding. Klik op de knop
'Consumentenverpakking toevoegen'. Het venster voor het opvoeren van
een verpakking verschijnt in beeld.
- Lees ook hier alle helpteksten door op het oranje vraagteken te
klikken.
- Vul hierna de velden in met hun juiste waarde. Velden met een *
zijn verplicht.
- Klik op de knop 'Opslaan en sluiten'. U komt terug in het
artikeldetailscherm en de zojuist opgevoerde consumentenverpakking
wordt getoond in de tabel in het blok 'Verpakkingen'. Wilt u later nog
iets wijzigen aan deze verpakking, klik dan op de oranje GTIN ervan.
De volgende stappen voert u alleen uit indien de kleinste
aflevereenheid in de consumentenverpakking (zoals bv een losse ampul of
de aparte cellen op een afscheurbare strip) een eigen, unieke GTIN erop
geprint hebben.
- Klik op de knop ‘Kleinste aflevereenheid toevoegen’.
- Vul de velden in met hun juiste waarde.
- Klik op de knop ‘Opslaan en sluiten’. De kleinste aflevereenheid
is nog niet gekoppeld aan de consumentenverpakking: u ziet een gebroken
kettinkje vooraan de regel. Als u met de muis op dat kettinkje gaat
staan verschijnt een foutmelding.
- Klik op de oranje GTIN van de consumentenverpakking (niet op die
van de kleinste aflevereenheid!). De velden van de
consumentenverpakking verschijnen weer in beeld.
- Open het keuzemenu van het veld ‘Verpakking bevat’. Selecteer de
regel met de GTIN van de kleinste aflevereenheid.
- Vul het veld ‘Aantal’ in.
- Klik op de knop ‘Opslaan en sluiten’. Nu ziet u in de
verpakkingentabel onder de velden van het artikel dat de
consumentenverpakking de kleinste aflevereenheid bevat en het aantal is
ingevuld. Zie de kolommen ‘Verpakking’, ‘Verpakking bevat’ en ‘Aantal’.
De volgende stappen voert u alleen uit indien één of
meerdere
consumentenverpakkingen verpakt worden in een omdoos met op die omdoos
een eigen, unieke GTIN.
- Klik op de knop ‘Omdoos toevoegen’.
- Vul de velden in met hun juiste waarde.
- Klik in het keuzemenu van het veld ‘Verpakking bevat’ en
selecteer de regel met de GTIN van de consumentenverpakking.
- Vul het veld ‘Aantal’ in.
- Klik op de knop ‘Opslaan en sluiten’.
|
Wilt u een verpakking weer verwijderen?
Klik dan op het prullenbakje aan
het eind van de regel. Dat kan alleen als de verpakking zelf niet verpakt wordt: een consumentenverpakking
die door een omdoos verpakt wordt kunt u niet verwijderen. Verwijder eerst de omdoos of verbreek de verbinding tussen de twee.
De verpakking is niet meer te verwijderen als deze eerder via de G-Standaard is
uitgeleverd. U kunt bij deze verpakking enkel nog een einddatum
invullen.
|
U heeft nu 1, 2 of 3 afzonderlijk scanbare verpakkingen bij uw artikel
opgevoerd:
- Een consumentenverpakking met een eigen, unieke GTIN en een
directe link naar het ZI-nummer.
- Een kleinste aflevereenheid met een eigen GTIN die door de
consumentenverpakking met x aantal verpakt wordt.
- Een omdoos die de consumentenverpakking x maal verpakt.
Afhankelijk van de situatie in de praktijk kunnen er meerdere
verpakkingen opgevoerd worden. Zie hoofdstuk 2.2 en 2.3 voor de
mogelijke scenario's.
Documenten koppelen
Een belangrijke stap is het koppelen van extra informatie. Hoe meer
informatie u aan het nieuwe artikel koppelt die de
producteigenschappen duidelijk maakt, hoe efficiënter de
afhandeling
door Z-Index kan verlopen.
- Klik in het blok 'Gekoppelde documenten' op de knop 'Documenten
koppelen' (alleen zichtbaar bij artikelen met de status 'Concept' of
'Nieuw afgekeurd'). Hier kunt u aan het nieuwe artikel documenten
koppelen, zoals:
- Registratiebladen.
- SmPC’s.
- Bijsluiters.
- Mockups, afbeeldingen of foto’s van de verpakking.
- Productspecificaties.
- Bij grondstoffen: analysecertificaten.
- Vul de omschrijving van het document in.
- Klik op de knop 'Document selecteren en koppelen'.
- Blader op uw pc naar het juiste document en klik op 'Openen'.
- Koppel indien gewenst op dezelfde manier meer documenten. De documenten en de omschrijving worden nu weergegeven in de tabel in
het blok Gekoppelde documenten. U kunt 10 documenten van max. 50 Mb koppelen.
Gekoppelde documenten worden niet bekend gemaakt aan afnemers van de
G-Standaard maar blijven bij Z-Index.
- Z-Index kan ook documenten koppelen, u ziet deze
ook terug in dezelfde tabel.
Controleren van de opvoer
Nadat u alle velden heeft ingevoerd klikt u op de knop 'Controleren':
- Zijn er fouten geconstateerd, dan wordt een melding rechts
bovenin getoond en bij het desbetreffende veld verschijnt een
rode
foutmelding.
- Zijn er geen fouten geconstateerd, dan verschijnt een
groene
melding rechts bovenin.
Ook tijdens het vullen van de velden wordt uw opvoer gecontroleerd en
kunnen foutmeldingen getoond worden.
Natuurlijk kunt u nog velden wijzigen. Ook verpakkingen kunt u nog
aanpassen door op de oranje GTIN te klikken of verpakkingen toevoegen
of verwijderen. U kunt zelfs het hele artikel met alle verpakkingen nog
weggooien door in het artikeloverzicht op de regel van dat artikel te
klikken (niet op de oranje naam) en op de knop 'Verwijderen' te klikken.
Bent u uiteindelijk helemaal tevreden, klik dan op de knop 'Opslaan' links
onderin en
daarna op
'Artikelen' in de oranje menubalk.
Als laatste moet het nieuwe artikel ingediend worden bij Z-Index:
- Zoek in het artikeloverzicht het nieuwe artikel of de nieuwe
artikelen die u wilt
indienen. Om dit makkelijker te maken kunt u een filter op het
artikeloverzicht op de status 'Concept' aanbrengen.
- klik op het ZI-nummer (niet op de oranje artikelnaam). De regel
staat geselecteerd met een donkergrijze achtergrond. U kunt meerdere
regels selecteren.
- Klik op de knop ‘Indienen’. De status wordt nu ‘Nieuw ingediend’.
Alle velden staan tijdelijk op slot. Z-Index voert nu controles uit,
deelt het artikel op de juiste manier in in de G-Standaard en koppelt
indien van toepassing informatie zoals medicatiebewaking (van het
Geneesmiddel Informatiecentrum van de KNMP) of declaratie-informatie.
- Zijn er correcties nodig, dan zet Z-Index de status op ‘Nieuw
afgekeurd’. Z-Index neemt contact met u op. Alle velden kunnen weer
gewijzigd worden.
- Als alles akkoord is zet Z-Index de status op ‘Nieuw
goedgekeurd’. U ontvangt een e-mail hierover. Indien nodig kunnen
enkele velden nu weer gewijzigd worden.
Het opvoeren van het nieuwe artikel is nu klaar. Als de eerder
opgegeven
‘Datum verhandelbaar’ aanbreekt gaat het artikel voor het eerst mee met
de G-Standaard. De status verandert dan
automatisch van ‘Nieuw Goedgekeurd’ naar ‘Gepubliceerd’.
|
Nieuwe artikelen moeten ingediend worden bij
Z-Index, anders zullen ze niet in de G-Standaard worden opgenomen en
dus ook niet kenbaar
worden bij de afnemers. Vergeet deze belangrijke stap niet! U ziet een
melding boven het artikeloverzicht
hierover en uitleg op het tabblad ‘Meldingen’. |
Afhankelijk van de status kunt u bij een artikel:
- Alle velden wijzigen (bij status ‘Concept’ en ‘Nieuw afgekeurd’).
- Geen velden wijzigen (bij status ‘Nieuw ingediend', 'Nieuw
gewijzigd ingediend' en 'Gewijzigd ingediend').
- Nog enkele velden wijzigen (bij de overige statussen).
Volg deze stappen om bij bestaande artikelen de nog openstaande
velden te wijzigen:
- Zoek in het artikeloverzicht het te wijzigen artikel.
- Klik op de oranje omschrijving, het artikeldetailscherm
verschijnt.
- Wijzig de velden waar dat nodig is.
Het wijzigen van verpakkingen
In het blok 'Verpakkingen' kunt u van bestaande verpakkingen een
aantal velden wijzigen, maar ook nieuwe verpakkingen toevoegen bij een
bestaand artikel:
- Stel uw introduceert een nieuwe huisstijl en verpakkingen met het
nieuwe logo krijgen een aparte unieke GTIN. Voor dan een nieuwe
consumentenverpakking op en geef de bestaande (met het oude logo) een
einddatum.
- Ander voorbeeld: u gaat over tot het barcoderen van de kleinste
aflevereenheid, er komt een barcode op de losse ampul of op de strip.
Voer dan een nieuwe Kleinste aflevereenheid op en geef bij de bestaande
Consumentenverpakking op hoeveel van deze Kleinste aflevereenheden hij
verpakt.
Bent u klaar met het wijzigen van het artikel en eventueel van de
verpakkingen bij dit artikel, ga dan door met de volgende stappen:
- Klik na het wijzigen op de knop ‘Controleren’.
- Verschijnen er foutmeldingen, breng dan de benodigde correcties
aan.
- Verschijnen er geen foutmeldingen, klik dan op de knop
‘Opslaan’.
- Klik in de oranje menubalk op 'Artikelen', het artikel-overzicht
verschijnt.
- Zoek het gewijzigde artikel. Om dit te vereenvoudigen
kunt u een filter op het overzicht leggen op de status 'Gewijzigd' of
'Nieuw gewijzigd'.
- Klik op de regel van dit artikel (niet op de oranje artikelnaam).
De regel staat nu geselecteerd met een donkergrijze achtergrond .
|
U kunt meerdere artikelen tegelijk
selecteren en indienen door er op te klikken of het selectie-icoon te
gebruiken. Zijn er meer
gewijzigde artikelen dan in het overzicht passen, zet dan eerst het
aantal te tonen regels hoger.
|
- Klik op de knop ‘Indienen’ onder het artikeloverzicht.
- De status van het artikel verandert in 'Nieuw gewijzigd
ingediend' of 'Gewijzigd ingediend'. Alle velden staan nu op slot,
Z-Index voert een aantal controles uit.
- Na verloop van tijd verandert de status van het artikel in 'Nieuw
goedgekeurd' of 'Gewijzigd goedgekeurd.'
- Na de eerstvolgende G-Standaard productie (zie het
productieschema) worden de wijzigingen kenbaar gemaakt aan de afnemers
van de G-Standaard. De status verandert nu in 'Gepubliceerd'.
|
Gewijzigde artikelen moeten ingediend worden bij
Z-Index, anders zullen ze niet in de G-Standaard worden opgenomen en
dus ook niet kenbaar
worden bij de afnemers. Vergeet deze belangrijke stap niet! U ziet een
melding boven het artikeloverzicht
hierover en uitleg op het tabblad ‘Meldingen’. |
7.3 Een artikel of een verpakking laten
vervallen/uit
de handel halen
terug
naar inhoudsopgave
Wilt u aan de markt kenbaar maken dat een artikel en alle
bijbehorende verpakkingen uit de handel gaan dan vult u bij het artikel
de vervaldatum in. Deze moet minimaal 6 productiemaanden in de toekomst
liggen om het uitverkopen van voorraden mogelijk te maken. Het
invoerloket toont via een datumpikker of met een melding de
eerstvolgende mogelijke vervaldatum. U kunt een al ingevulde
vervaldatum wel verder in de toekomst zetten
(de uitverkoopperiode van 6 maanden wordt verlengd) maar niet naar
voren halen zodat dit korter dan 6 maanden zou worden.
|
Er is één uitzondering op deze regel:
bij artikelen waarbij als productgroep 'Tijdelijke Toestemming' is geselecteerd mag
de vervaldatum minder dan 6 maanden in de toekomst liggen of minder dan 6
maanden na de Datum verhandelbaar in het geval van nieuwe artikelen. In de
regel wordt een tekortenbesluit voor maximaal drie maanden afgegeven. Behoudens situaties waarin verlenging plaatsvindt, komt het voor dat geneesmiddelen in de productgroep TT op basis van de maximale duur van een tekortenbesluit voor een periode korter dan zes maanden mogen worden afgeleverd.
|
De einddatum bij verpakkingen
Geeft u een artikel een vervaldatum, dan krijgen alle verpakkingen
bij dit artikel getoond in het blok 'Verpakkingen' dezelfde
einddatum ingevuld, tenzij ze al een einddatum hadden die eerder dan de
ingevulde vervaldatum ligt. In dat geval vraagt het invoerloket om de
verpakking dezelfde einddatum te geven als de nieuw ingevulde
vervaldatum. U kunt dit door laten voeren of de verpakking de originele
(en eerdere) einddatum laten houden.
U kunt verpakkingen bij een artikel een einddatum geven zonder dat het
artikel een vervaldatum krijgt. Het voorbeeld van verschillende
verpakkingen met
een oud/nieuw logo is eerder gegeven. U kunt echter niet een
consumentenverpakking een einddatum geven en de omdoos die die
consumentenverpakking bevat actief houden. Dan zal of de omdoos ook
eenzelfde einddatum moeten krijgen, of de link tussen de twee verbroken
moeten worden (de omdoos verpakt niet meer de consumentenverpakking met
de einddatum). Het invoerloket controleert hierop.
De stappen benodigd om een vervaldatum in te vullen staan beschreven in
hoofdstuk 7.2 Het wijzigen van een bestaand artikel.
Vergeet niet de
wijziging in te dienen bij Z-Index!
8. Artikelen en verpakkingen beheren via de
Up-/Download
terug
naar inhoudsopgave
M.b.v. de Up-/Download-functionaliteit kunt u wijzigingen aan meerdere
artikelen en verpakkingen tegelijk doorvoeren:
- U haalt uw artikelen- of verpakkingenbestand in csv-formaat
over naar uw lokale computer.
- U voert de gewenste wijzigingen door en/of voegt een of meerdere
nieuwe artikelen of verpakkingen toe aan het csv-bestand. (Wijzigingen
en nieuwe opvoer kan dus gecombineerd worden in één
csv-bestand.)
- U stuurt het csv-bestand terug naar het invoerloket en ontvangt
een e-mail met de verwerkingsuitslag.
- Na een laatste visuele controle dient u de wijzigingen in via het
G-Standaard invoerloket.
Dit voorkomt handwerk en dus fouten. Indien mogelijk kunt u uw
backoffice-systeem het csv-bestand met wijzigingen in het juiste
formaat kunnen laten genereren. Handwerk wordt dan nog verder
geminimaliseerd.
Wilt u bijvoorbeeld meer dan 10 artikelen of verpakkingen tegelijk
wijzigen of opvoeren, volg dan onderstaande stappen. Bij minder
wijzigingen/opvoer verdient het de voorkeur dit handmatig te doen.
8.1 Controle decimaalteken, cijfergroepering en
lijstscheiding
terug
naar inhoudsopgave
|
Voer deze
stap nauwkeurig uit, de instellingen zijn cruciaal voor een correcte
werking van de up-/download! Controleer dit iedere keer voordat u de
up/download gebruikt. |
- Klik op de Windows Start-knop.
- Begin gelijk met typen: intl.cpl
- Druk op Enter.
- Klik op 'Meer instellingen'.
- Zorg dat de instellingen precies zo staan:
- Klik daarna op het tabblad 'Datum'.
- Klik met de muis in het veld 'Korte datumnotatie'. Dus niet het
keuzemenu gebruiken! Typ nu: dd-MM-jjjj
dus dagen en maanden met twee cijfers, - als scheidingsteken en jaartallen
met vier cijfers.
- Klik twee keer op 'OK' om de schermen te sluiten.
8.2 Artikelen wijzigen/opvoeren via de
Up-/Download
terug
naar inhoudsopgave
|
U gaat zo
een csv-bestand downloaden. Open dit csv-bestand niet direct in Excel,
u kunt voorloopnullen kwijtraken. Gebruik altijd de Wizard Tekst
importeren van Excel zoals hierna beschreven. |
Downloaden en in
Excel laden van het artikelbestand
- Klik in het G-Standaard Invoerloket de oranje menubalk op
'Up-/Download'.
- Klik op de knop 'Download artikelen'. Het csv-bestand met uw
artikelen wordt opgeslagen op uw computer (niet gelijk openen in Excel
dus!) met in de
naam van het bestand uw bedrijfsnaam, GLN-code, de datum/tijd en een A
van artikelen.
- Start Excel met een nieuw, leeg werkblad.
|
In Excel versies 365/2019 moet eerst
éénmalig de Wizard Tekst importeren aangezet worden.
Controleer uw Excel-versie:
- Klik op 'Bestand'.
- Klik op 'Account'.
- Klik op 'Info over Excel'.
- Als u 'Microsoft Excel 2019' of 'Microsoft Excel voor
Microsoft 365' ziet:
- Zet het vinkje bij 'Uit tekst
(verouderd)' als deze nog niet aan stond. Deze keuze moet dus aan staan.
|
- Maak uw keuze:
- In Excel 2016 en eerdere versies:
- Klik op 'Externe gegevens ophalen.
- Klik op 'Van tekst'.
- Klik op 'Gegevens ophalen'.
- Klik op 'Uit tekst (verouderd)'.
- Zoek het zojuist gedownloade artikelbestand, klik het aan en klik
op 'Importeren'.
- De 'Wizard Tekst importeren' opent.
- Gescheiden staat aangevinkt. Klik op 'Volgende'.
- Haal het vinkje bij 'Tab' weg.
- Zet het vinkje aan bij 'Puntkomma'.
- Klik op 'Volgende'.
- Klik op ‘Geavanceerd’.
- Controleer het decimaalteken en het scheidingsteken.
- Klik op 'OK'.
- Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom ‘HIBC fabrikant’
en klik
precies op 'HIBC fabrikant'.
- De kolom wordt zwart. Selecteer bij Gegevenstype ‘Tekst’
om aan te geven dat dit een tekstkolom is.
- Boven de kolom ‘HIBC fabrikant’ staat nu Tekst.
- Herhaal dezelfde stappen voor:
- HIBC Z-Index.
- Artikelcodering fabrikant.
- RVG/RVH nummer.
- Europees registratienummer.
- Deze velden staan nu als 'Tekst' gemarkeerd zodat eventuele
voorloopnullen niet verloren zullen gaan.
- Klik op ‘Voltooien’.
- Klik op ‘OK’.
- Het bestand met uw artikelen wordt nu
geladen in Excel.
U kunt nu in Excel twee handelingen uitvoeren: bestaande artikelen
wijzigen en/of nieuwe
artikelen toevoegen op basis van een bestaand artikel.
Bestaande
artikelen wijzigen.
- Zoek nu één voor één de te wijzigen
artikelen en pas deze naar
wens aan.
Afhankelijk van de status van het artikel (alleen te zien in het
invoerloket) kunt u:
- Alle velden wijzigen (bij status ‘Concept’ en ‘Nieuw
afgekeurd’).
- Geen velden wijzigen (bij status ‘Nieuw ingediend’, ‘Nieuw
gewijzigd ingediend’
en ‘Gewijzigd ingediend).
- Nog enkele velden wijzigen (bij de overige statussen).
Nieuwe artikelen
toevoegen op basis van een bestaand artikel.
- Zoek het artikel dat u als
voorbeeld wilt gebruiken
voor het nieuwe artikel.
- Kopieer deze hele regel en voeg hem als nieuwe regel aan
het bestand toe (gekopieerde cellen invoegen).
- Wis nu het ZI-nummer in de eerste
cel van die gekopieerde regel, u krijgt immers later een nieuw
ZI-nummer
toegekend.
- Pas de naam van het artikel aan, wijzig eventueel de Inkoopprijs,
Verkoopprijs, Artikelcodering fabrikant, het RVG/RVH-nummer of andere
velden.
- Zet de Datum
verhandelbaar op de eerstvolgende (of een latere) G-Standaard
productiemaand,
altijd de eerste van de maand.
- Kijk alle velden op de regel van het nieuwe artikel nog
eens goed na.
U kunt dus in het werkblad het wijzigen van bestaande artikelen en het
opvoeren
van nieuwe artikelen combineren.
Als u klaar bent slaat u het werkblad met de wijzigingen en eventueel
de nieuwe
artikelen op:
- Klik op 'Bestand'.
- Klik op 'Opslaan als'.
- Selecteer de map waar u het bestand wilt bewaren.
- Geef het bestand een naam.
- Selecteer als type bij 'Opslaan als' een CSV-bestand gescheiden
door lijstscheidingsteken (*.csv).
- Klik op 'Opslaan'.
- Sluit Excel (bepaal zelf of u ook nog een xlsx-versie van het
bestand wilt opslaan).
Uploaden van het
artikelbestand met gewijzigde/nieuwe artikelen.
- Klik in de oranje menubalk op 'Up-/Download'.
- Klik op 'Upload bestand'.
- Zoek uw csv-bestand met wijzigingen/nieuwe
opvoer.
- Klik op
‘Openen’. Het bestand wordt verstuurd en direct verwerkt:
- Een groene
melding rechts bovenin geeft aan dat de verwerking gelukt is.
- Een rode
melding betekent dat de verwerking mislukt is.
- In beide gevallen ontvangt u een e-mail met de
verwerkingsuitslag. Aan deze e-mail
zit ter referentie het bestand dat u geupload heeft en een
csv-bestand
met de
verwerkingsuitslag gekoppeld. Dit csv-bestand eindigt op –report.csv.
Lees het verwerkingsrapport nauwkeurig door. Controleer of de
wijzigingen/nieuwe opvoer die u geupload heeft ook in het rapport
getoond worden.
- Is de verwerking mislukt, corrigeer dan de fouten die in de
e-mail opgesomd worden
en probeer het opnieuw. Het regelnummer in het Excelbestand waar de
fout zich
bevindt staat vooraan.
|
 Worden er
fouten gevonden in een upload-bestand, dan
wordt het hele bestand afgekeurd en worden er geen wijzigingen
doorgevoerd. Dus een upload-bestand moet foutloos zijn voordat de
wijzigingen erin worden doorgevoerd. |
Het indienen van
de wijzigingen.
U vindt de gewijzigde artikelen (met de status ‘Gewijzigd’) en nieuwe
artikelen (met
status ‘Concept’) nu ook terug in het artikeloverzicht. Deze artikelen
moeten nu
ingediend worden.
- Klik in de oranje menubalk op 'Artikelen'.
- Zet een filter op de status 'Gewijzigd'. Alle door de upload
gewijzigde artikelen komen in beeld.
- Zijn er meerdere pagina's om doorheen te bladeren, zet dan het
aantal regels op 500. Passen dan nog niet alle gewijzigde artikelen op
1 pagina, herhaal dan deze stap voor alle pagina's.
- Klik op het selectie-icoon zodat alle getoonde artikelen
geselecteerd worden, ze krijgen een donkergrijze achtergrond.
- Klik op de knop ‘Indienen’ onder het artikeloverzicht. De status
verandert in 'Gewijzigd ingediend' en daarna op 'Gewijzigd
goedgekeurd'. Na de eerstvolgende G-Standaard productie wordt de status
van deze artikelen 'Gepubliceerd'.
Heeft u nieuwe artikelen via de upload toegevoegd, herhaal dan de
laatste 4 stappen maar dan met een filter op de status 'Concept'.
|
Vergeet niet alle
gewijzigde en nieuwe artikelen in te dienen! Anders
worden de wijzigingen en/of nieuwe opvoer niet in de G-Standaard
opgenomen. U ziet een melding boven het artikeloverzicht hierover en
een overzicht op het tabblad ‘Meldingen’. En u ontvangt elke vrijdag
een
geautomatiseerde e-mail met alle nog niet ingediende wijzigingen of
conceptartikelen. |
8.3 Verpakkingen wijzigen/opvoeren via de
up/download
terug
naar inhoudsopgave
In
hoofdstuk 2 heeft u gelezen dat het noodzakelijk is om minimaal
één
consumentenverpakking bij een artikel op te voeren om deze in de
praktijk scanbaar
te maken. Het wijzigen van eerder opgevoerde verpakkingen of het
opvoeren van nieuwe kan ook via de Up-/Downloadfunctionaliteit. Wilt u
slechts enkele verpakkingen wijzigen of opvoeren, doe dat dan handmatig
via het artikeloverzicht. Wilt u bijvoorbeeld meer dan 10 verpakkingen
tegelijk wijzigen of opvoeren, doe dit dan via onderstaande stappen. U
kunt verpakkingen wijzigen waarvan het bijbehorende artikel in het
artikeloverzicht de status
'Concept', 'Gepubliceerd', 'Gewijzigd' of 'Verrijking afgekeurd' heeft.
Probeert u een verpakking te wijzigen waarvan het artikel een andere
status heeft, dan krijgt u na de upload en via e-mail een foutmelding
hierover.
Aanpassen
van bestaande verpakkingen.
U gaat nu een csv-bestand downloaden. Open dit bestand niet direct in Excel!
U kunt voorloop- of achterloopnullen kwijtraken. Volg daarom
onderstaande stappen:
- Klik in de oranje menubalk op 'Up-/Download'.
- Klik in het blok 'Download' op de knop 'Verpakkingen'.
- Er wordt gevraagd om het csv-bestand met verpakkingen op te
slaan. De naam van het bestand is als volgt: NAAM
BEDRIJF-NAWNR-DATUM-TIJD-V.csv. De V staat voor verpakkingen, de rest
van de naam spreekt voor zich.
- Sla het bestand op op uw computer en klik op 'Sluiten' als het
bestand is gedownload. Dus niet
direct het bestand in Excel openen! Dat moet via de Wizard Tekst
importeren. Sluit het bestand weer als u het wel direct in Excel heeft
geopend.
- Start Microsoft Excel en zorg dat een nieuwe, lege werkmap is
geopend.
- Maak uw keuze:
- In Excel 2016 en eerdere versies:
- Klik op 'Externe gegevens ophalen.
- Klik op 'Van tekst'.
- Klik op 'Gegevens ophalen'.
- Klik op 'Uit tekst (verouderd)'.
- Zoek het zojuist gedownloade artikelbestand, klik het aan en klik
op 'Importeren'. De Wizzard Tekst importeren wordt
gestart.
- Zorg dat 'Gescheiden' staat aangevinkt. Klik op 'Volgende'.
- Vink Tab UIT en vink Puntkomma AAN. Klik op 'Volgende'.
- Klik op 'Geavanceerd'.
- Controleer dat 'Decimaalteken' op punt staat en 'Scheidingsteken'
voor duizendtallen op komma. Klik op 'OK'.
- Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom 'GTIN' en klik
precies op 'GTIN'. De kolom wordt zwart.
- Klik op 'Tekst' om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven
'GTIN' verschijnt nu 'Tekst'.
- Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom 'Verpakking bevat'
en klik precies op 'Verpakking bevat'. De kolom wordt zwart.
- Klik op 'Tekst' om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven
'Verpakking bevat' verschijnt nu 'Tekst'.
- Klik op 'Voltooien'.
- Zorg
dat cel A1 geselecteerd staat en klik dan op 'OK'. Het bestand wordt nu
geladen met indien van toepassing de voor- en achterloopnullen op de
juiste plaats.
- Klik op cel A1.
Nu is het verpakkingenbestand op de juiste manier geladen in
Excel en kunnen de gewenste wijzigingen worden doorgevoerd (mits het
artikel de juiste status heeft). Is een verpakking eenmaal gepubliceerd
via de G-Standaard, dan zijn de velden 'ZI-nummer', 'Gekoppeld
ZI-nummer', 'Soort verpakking', 'GTIN' en 'Startdatum' niet meer te
wijzigen.
- Breng de gewenste wijzigingen aan, rekening houdend met de status
van het bijbehorende artikel (te zien in het invoerloket).
Opvoeren
van nieuwe verpakkingen.
Net als bij artikelen kunt u m.b.v. de Up-/Download ook nieuwe
verpakkingen opvoeren. Hierbij moet rekening gehouden worden dat een
omdoos een consumentenverpakking kan bevatten en een
consumentenverpakking een kleinste aflevereenheid.
Opvoeren
van een nieuwe
consumentenverpakking die geen kleinste aflevereenheid bevat.
- Ga naar de eerste lege regel onderaan het bestand en vul op die
lege regel de kolommen als volgt in:
- Kolom A: ZI-nummer: vul het ZI-nummer in waaraan deze nieuwe
consumentenverpakking gekoppeld moet worden.
- Kolom B: gekoppeld ZI-Nummer: vul een 1 in, deze
consumentenverpakking heeft een directe link met het ZI-numer.
- Kolom C: Soort verpakking: vul in CV van consumentenverpakking.
Andere opties worden later besproken.
- Kolom D: GTIN: vul de unieke GTIN in die ook op de verpakking
is afgebeeld en in het barcodesymbool versleuteld zit.
- Kolom E: naam op verpakking is
verplicht.
- Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
- Kolom G: Startdatum: vul een geldige, toekomstige startdatum is.
- Kolom H: De einddatum kan leeggelaten worden.
- Kolom I: Verpakking bevat laat u leeg, deze nieuwe
consumentenverpakking bevat geen kleinste aflevereenheid met een eigen
unieke GTIN erop.
- Kolom J: Aantal laat u leeg om dezelfde reden als bij kolom I.
- Kolom K, L, M: afmetingen: vul indien bekend de afmetingen in
mm in.
- Herhaal dit voor het aantal nieuwe verpakkingen dat u wilt
toevoegen. Zorg hierbij wel dat het juiste ZI-nummer in kolom A en een
unieke GTIN in kolom C staat.
- Of kopieer een regel van een verpakking als voorbeeld en wijzig
op zijn minst de GTIN in kolom C.
Opvoeren van een
nieuwe
consumentenverpakking die een kleinste aflevereenheid bevat.
Bij dit scenario hebben we twee nieuwe regels nodig: een voor de nieuwe
consumentenverpakking en een voor de nieuwe kleinste aflevereenheid. De
volgorde hierbij is van belang:
- Maak eerst een regel voor de nieuwe kleinste aflevereenheid en
vul op die
lege regel de kolommen als volgt in:
- Kolom A: het ZI-nummer in waaraan deze verpakking
gekoppeld moet worden.
- Kolom B: gekoppeld ZI-Nummer een 0 in, deze kleinste
aflevereenheid heeft geen directe
link me het ZI-nummer.
- Kolom C: KA in van kleinste aflevereenheid.
- Kolom D: een unieke GTIN.
- Kolom E: naam op verpakking is
verplicht.
- Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
- Kolom G: vul een geldige, toekomstige startdatum in.
- Kolom H: de einddatum kan leeggelaten worden.
- Kolom I: Verpakking bevat laat u leeg.
- Kolom J: Aantal laat u leeg.
- Kolom K, L, M: vul indien bekend de afmetingen in
mm in.
- Maak dan een nieuwe regel aan voor de consumentenverpakking en
vul op die
lege regel de kolommen als volgt in:
- Kolom A: hetzelfde ZI-nummer in als bij de kleinste
aflevereenheid.
- Kolom B: een 1 in, deze consumentenverpakking heeft wel een
directe link met het ZI-nummer.
- Kolom C: CV in van consumentenverpakking.
- Kolom D: een unieke GTIN in.
- Kolom E: naam op verpakking is
verplicht.
- Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
- Kolom G: vul een geldige, toekomstige startdatum is.
- Kolom H: de einddatum kan leeggelaten worden.
- Kolom I: Verpakking bevat: zet hier de GTIN van de zojuist
ingevulde kleinste aflevereenheid op de regel erboven.
- Kolom J: Aantal: vul hier in hoeveel kleinste aflevereenheden
er in deze cosumentenverpakking zitten.
- Kolom K, L, M: afmetingen: vul indien bekend de afmetingen in
mm in.
Nu is er een link gemaakt tussen de consumentenverpakking en de
kleinste aflevereenheid door de velden 'Verpakking bevat' en 'Aantal'
in te vullen bij de consumentenverpakking.
Opvoeren van een
nieuwe omdoos die
een consumentenverpakking bevat.
Is er ook nog een omdoos die de consumentenverpakking verpakt, dan is
het principe hetzelfde:
- Kolom A: hetzelfde ZI-nummer in als bij de consumentenverpakking.
- Kolom B: een 0 in, deze omdoos heeft geen directe link met het
ZI-nummer.
- Kolom C: OD in van omdoos.
- Kolom D: een unieke GTIN in.
- Kolom E: naam op verpakking is
verplicht.
- Kolom F: onderscheidend kenmerk is optioneel.
- Kolom G: vul een geldige, toekomstige startdatum is.
- Kolom H: de einddatum kan leeggelaten worden.
- Kolom I: Verpakking bevat: zet hier de GTIN van de zojuist
ingevulde consumentenverpakking op de regel erboven.
- Kolom J: Aantal: vul hier in hoeveel cosumentenverpakkingen er in
deze omdoos zitten.
- Kolom K, L, M: afmetingen: vul indien bekend de afmetingen in
mm in.
Na het wijzigen van bestaande verpakkingen en/of opvoeren van nieuwe
verpakkingen moeten er nog vier stappen worden uitgevoerd:
- Het opslaan van het verpakkingenbestand in het csv-formaat.
- Het uploaden van dit bestand.
- Het bekijken van de resultaten van de upload in de
e-mailrapportage. Zijn er correcties nodig, breng deze dan aan in het
bestand het upload het nogmaals.
- Het indienen van de gewijzigde artikelen.
Deze laatste vier stappen staan al beschreven bij het wijzigen/opvoeren
van artikelen via de Up-/Download en worden niet hier herhaald. Vergeet niet de gewijzigde artikelen in te
dienen! Dit is belangrijk.
Bijlage: E-mails vanuit het G-Standaard invoerloket
terug
naar inhoudsopgave
Tijdens opvoer en onderhoud van artikelen en verpakkingen via het
G-Standaard invoerloket worden op verschillende momenten e-mail
notificaties naar u gestuurd. Sommige zijn informatief, anderen om u
actie te laten ondernemen. De volgende e-mail notificaties kunnen naar
u gestuurd worden:
Heeft u hulp nodig bij de werking van het G-Standaard invoerloket, neem
dan contact op met Z-Index, afdeling Voorlichting en Databaheer.
Deze handleiding is met de grootst mogelijke zorg
samengesteld. Desondanks accepteert Z-Index geen aansprakelijkheid voor
eventuele onvolkomenheden.
